Nomina

SERPI ERP, cuenta con una de las nóminas más completas del mercado , con un diseño intuitivo, con la posibilidad de administrar de manera ágil la información

Parámetros

En esta opción se lleva cabo la parametrización de la nómina, definiendo cada uno de sus componentes y valores de referencia, los siguientes son sus módulos:

Organización

*Cargos

Ruta: Nómina/ Parámetros/ Organizacion/ Cargos/ Crear Esta opción permite Crear lo diferentes cargos desempeñados en la empresa , el modelo de creación es el estándar de SERPI, Se puede hacer la creación de nuevos cargos, eliminación o edición de los mismos.

En la opción crear aparece el cuadro el cual debe ser llenado con descripción del cargo y los rangos del salario, dar guardar y quedará hecho.
Contenido de la pestaña 1.
*Áreas

Sirve para clasificar la ubicación del empleado dentro de la empresa.
*Tipos de contrato

Este es un campo en el que se especifica que tipos de contrato se manejarán dentro de la empresa y que se adaptarán al tipo de pago de cada trabajador.
se da crear y se habilita el campo de descripción, si es fijo e indefinido; también se debe tener claro a qué código de la nómina electrónica pertenece ante la DIAN, ya que, es un campo que aparece en la trasmisión de la misma. también se tiene la opción de editar y eliminar.
*Entidades

RUTA: Nómina / Parámetros / Organización / Entidades
CREAR LA ENTIDAD EN NÓMINA: estas son las utilizadas para la liquidación de la seguridad social y la provisión de cada empleado dependiendo a que ente este afiliado.
Es uno de los puntos más importantes en la nómina, pues es el encargado de realizar los debidos descuentos y pagos a cada trabajador.
Se puede crear, editar y eliminar cualquier entidad que se necesite
Nota: las entidades deben de estar creadas en los módulos de TERCEROS, GRUPO DE EMPLEADOS, SUBCENTRO DE COSTOS

*Grupos de empleados

En este módulo se configura el grupo al que va a pertenecer el empleado y cuáles van a ser los tratamientos que se van a llevar a cabo al momento de liquidar la nómina.
En el grupo de empleados debemos tener en cuenta cual es el subcentro de costos que se va a manejar para el proceso contable en el sistema, las entidades que tiene cada empleado y la configuración de Rangos de FSP

Se debe configurar el nombre que llevara a cabo el grupo de empleados, la cuenta del salario por pagar y demás configuraciones que se tendrán en cuenta.

También los porcentajes de descuento de ARL, EPS, PENSION o si el empleado es aprendiz en etapa lectiva o productiva (se generan descuentos distintos) y siempre garantizar el SMLV a los trabajadores para tener en cuenta en una incapacidad y o en algún descuento

En vinculaciones, se recomienda tener configuradas las necesarias por cada uno de los grupos. Ejemplo: ENTIDAD PRESTADORA DE SALUD para los aprendices en etapa lectiva o para los de administración que cuentan con las 4 entidades obligatorias (ARL,EPS,PENSION, CAJA DE COMPENSACIÓN).

En cuanto a la configuración del FSP se deben de configurar los rangos en cada uno de los grupos creados con las debidas tarifas

*Actividades

Esta configuración está basada en las tasas de cotización de la ARL vinculada a la empresa, dependiendo del margen que se maneje por cada grupo de empleado y riesgo que se enfrente segun su area.
*Bancos
Cada empresa maneja sus entes financieros, al igual que cada empleado; se debe crear cada uno y configurar los parámetros necesarios para generar el pago y los descuentos manejados en el módulo de la Nómina

Bancos Empresa, para crearlos son aquellos que son internos con los que se realizan pagos de nómina y se deben configurar con el código legal del ente, el número de la cuenta y la cuenta contable con la cual se hará el manejo

Banco Empleado se debe crear ya que es en el cual se va a realizar el pago de la nómina y otros ingresos que este tenga,
Estos son los bancos que se manejan para parametrizar el pago de los empleados, dependiendo cual maneja cada uno de ellos. Esta creación debe tener el campo del código que es legal del banco y el nombre.

*Codigos Actividad ARL

En la configuración de la base de Datos al instalar Serpi, deben ir incluidas las actividades legales, si por algún motivo el campo se encuentra vacío se deberán comunicar con el área de soporte para acomodar el modulo con la información que se necesita
Liquidación
Parámetros para realizar liquidaciones de diferentes campos en nómina a acomodo de la ley y/o políticas de la empresa
- Periodo de Nómina
Es el campo encargado de identificar los periodos de pago, ya sean mensual, quincenal, semanal o en su defecto diario.
se pueden crear diferentes periodos y/o eliminar

* Formas de Pago Existen diversas formas de pago que pueden utilizarse en transacciones de nomina, por ejemplo:
```
           * Efectivo
```
* Cheque * Transferencia Bancaria

En este punto creamos las formas que la empresa va a manejar las formas de pago.

Se pueden crear varias formas de pago con su respectiva abreviatura, al igual se pueden eliminar.

* Días de Corte de Pago Los días de corte de pago de nómina son las fechas establecidas por un empleador para determinar el período de tiempo que se tomará en cuenta al calcular los salarios de los empleados.
El día de corte de pago de nómina puede variar según la política de cada empresa, pero generalmente se establece al final de un período de tiempo regular, como una semana, quincena o mes.

Se crean los dias de pago o cortes que la empresa maneje para liquidar la nómina ya sea por proyectos o grupos.
Por ejemplo, si una empresa tiene un período de pago quincenal, el día de corte podría ser el último día de la quincena, y se tomarían en cuenta los días trabajados desde el último día de corte hasta esa fecha.

* Retención en la Fuente

La retención en la fuente a empleados es un mecanismo utilizado por los gobiernos para recaudar impuestos de forma anticipada sobre los ingresos que los empleados reciben a través de sus salarios.
Es fundamental que los empleadores cumplan adecuadamente con las obligaciones de retención en la fuente a empleados para evitar sanciones y problemas legales.
En esta parte del sistema se parametrizan los rangos de porcentaje a realizar al empleado según sus devengos

* Parámetros Anuales

En esta parte del sistema se configura la nómina, se refiere a los elementos o factores que se tienen en cuenta al calcular y determinar los valores relacionados con los salarios y las deducciones de los empleados a lo largo de un año fiscal. Estos parámetros son utilizados por los empleadores para realizar cálculos precisos y consistentes en la gestión de la nómina.
Es importante tener en cuenta que los parámetros anuales en nómina pueden variar según las regulaciones laborales y fiscales de cada país. Por lo tanto, los empleadores deben mantenerse actualizados con los cambios legales y ajustar los parámetros de nómina en consecuencia para asegurar el cumplimiento adecuado y justo de las obligaciones salariales y fiscales.

* Variables Las variables de nómina son elementos o factores que se consideran al calcular los salarios y deducciones de los empleados. Estas variables pueden afectar directamente el monto que un empleado recibe como salario o la cantidad que se deduce de su salario para fines como impuestos, seguridad social u otros conceptos.

Encontramos las variables y las abreviaturas que se manejan internamente por empresa

* Conceptos se refieren a los elementos específicos que componen el desglose detallado de los ingresos, deducciones y otros aspectos relacionados con el salario de un empleado en un período determinado. Estos conceptos describen y categorizan los diferentes componentes que conforman la nómina de un trabajador.
Es importante destacar que los conceptos de nómina pueden variar según las políticas y regulaciones laborales y fiscales de cada país y empresa. Los empleadores deben asegurarse de seguir las normativas correspondientes y proporcionar una nómina clara y detallada que refleje todos los conceptos relevantes para el cálculo del salario neto de sus empleados.

Algunos de los conceptos comunes que se pueden hallar en las nomina
# Liquidacion de Nomina # Liquidación de Prima # Incapacidad # Vacaciones

Cada empresa es libre de crear sus propios conceptos y tratamientos de nómina
* Tipo de Terminación de Contrato La terminación de contrato se refiere al cese de la relación laboral entre un empleador y un empleado. Puede ocurrir por diversas razones y existen diferentes tipos de terminación de contrato.

# Terminación por mutuo acuerdo: Ocurre cuando ambas partes, el empleador y el empleado, acuerdan poner fin al contrato laboral de manera consensuada. Puede deberse a razones como reestructuraciones internas, cambios en las circunstancias laborales o acuerdos amistosos. # Terminación por despido: Sucede cuando el empleador decide poner fin al contrato laboral debido a razones como bajo rendimiento, mala conducta, incumplimiento de políticas o normas de la empresa, reducción de la plantilla, cierre de operaciones o motivos económicos. # Terminación por renuncia voluntaria: Ocurre cuando el empleado decide poner fin al contrato laboral de manera voluntaria, generalmente para aceptar otra oportunidad laboral, por motivos personales o por insatisfacción con las condiciones de trabajo. # Terminación por término del contrato a plazo fijo: En algunos casos, los contratos laborales se establecen por un período de tiempo específico. Cuando ese período llega a su fin, el contrato se termina automáticamente sin necesidad de una acción específica. # Terminación por jubilación: Ocurre cuando el empleado llega a la edad de jubilación establecida por la legislación o los acuerdos laborales y decide dejar de trabajar. En este caso, la terminación del contrato se produce debido a la jubilación del empleado.

Es importante tener en cuenta que las razones y los procedimientos de terminación de contrato pueden variar según las leyes laborales y los acuerdos laborales vigentes en cada país. Es fundamental que tanto el empleador como el empleado cumplan con las regulaciones y los procedimientos adecuados para evitar conflictos legales y asegurar una terminación justa y adecuada.
* Préstamos y Libranzas

Préstamos: .En el contexto laboral, los empleados pueden acceder a préstamos a través de su empleador o mediante acuerdos con instituciones financieras externas. Estos préstamos pueden utilizarse para diversos fines, como consolidación de deudas, compra de bienes o servicios, gastos médicos o emergencias. (crear las cuentas a las que se debe amarrar el documento)

Libranzas: Una libranza es un mecanismo mediante el cual un empleado autoriza al empleador a deducir de su salario ciertas sumas de dinero para el pago de obligaciones financieras. Generalmente, estas obligaciones son préstamos, créditos o deudas adquiridas por el empleado. (deben ir amarradas a un tercero distinto, entidad financiera, cooperativa etc. también configurar las cuentas las cuales va a afectar el documento como tal)

Nota: El documentos PRENO debe estar creado en configuracion/configuracion empresa/documentos/préstamo
* Embargos Es una orden legal que permite a un acreedor cobrar una deuda directamente del salario de un deudor. En pocas palabras, cuando se produce un embargo de nómina, el empleador retiene una parte del salario del empleado para pagar una deuda pendiente

En esta pantalla se genera el tipo de embargo que se va a manejar, ya sea por alimentos, moras, etc.

Un embargo de nómina es una medida legal que permite a un acreedor cobrar una deuda al retener parte del salario del deudor a través de una orden judicial, también se debe tener en cuenta la cantidad que puede ser embargada y garantizan que el deudor tenga suficiente dinero para cubrir sus necesidades básicas.

* Certificado Ret proporciona detalles sobre las deducciones y retenciones realizadas en el salario del empleado durante un período específico, generalmente un año fiscal.

En esta pantalla encontramos el informe de Medios Magnéticos de nómina y también el formato 220 que nos da los ingresos y deducciones del empleados

Aquí encontramos la parametrización del formato 220 en donde se amarran los conceptos de los ingresos

En el botón de generar encontramos el formato por empleado, el cual se descarga firma y entrega al empleado solicitante

FORMATO 220

* Formato Carta Laboral

En este campo se parametrizan los tipos y modelos de cartas que la empresa entrega a los empleados, ejemplo: carta de trabajo, permiso, vacaciones, despido etc
cada campo agregado para la información detallada se debe configurar de tal forma que al momento de generar la carta, esta obtenga toda la información necesaria

* Variables de Nómina Electrónica

Esta parte del sistema se entrega parametrizada directamente con el portal. las variables son las que por medio de códigos y conceptos se entregan a la Dian por medio de la nómina electrónica
Planilla Pila

Es un formulario utilizado para la liquidación y el pago de los aportes a la seguridad social, parafiscales y aportes voluntarios de los trabajadores. Es un documento que debe ser presentado de manera mensual por parte de los empleadores y otras entidades responsables de realizar los pagos correspondientes.

Dentro de los parámetro se deben tener claros los conceptos de dicho documento, pues es el encargado de reportar la seguridad de cada empleados y sus condiciones
* Tipos de cotizante

El sistema de seguridad social clasifica a los trabajadores en diferentes tipos de cotizantes, de acuerdo con su relación laboral y sus características particulares.

Es importante tener en cuenta que los requisitos y porcentajes de cotización pueden variar según el tipo de cotizante y la normativa vigente. Por lo tanto, es recomendable consultar la legislación y los lineamientos específicos para cada tipo de cotizante a fin de cumplir adecuadamente con las obligaciones de seguridad social.

* Subtipos de cotizante

En el contexto de la seguridad social y la cotización a los sistemas de salud y pensiones, se pueden encontrar diferentes subtipos de cotizantes según su condición laboral o profesional. ejemplos de estos
# Trabajadores dependientes # Trabajadores independientes # Trabajadores autónomos # Trabajadores temporales

* Tipos de Aportante

En el ámbito de la seguridad social y la cotización a los sistemas de salud y pensiones, se pueden encontrar diferentes tipos de aportantes según su condición o categoría. A continuación, mencionaré algunos tipos comunes de aportantes
# Trabajadores asalariados # Trabajadores independientes # Empresas y empleadores # Trabajadores del sector público # Trabajadores por cuenta propia o autónomos

* Configuración Pila

En esta parte se indica los campos del archivo y que líneas debe tener. Esta configuración no se mueve, el equipo de sistemas es el encargado de los debidos ajustes

Es importante tener precaución al realizar cambios en los archivos de configuración, ya que configuraciones incorrectas pueden afectar el funcionamiento de la pila o la aplicación. Te recomiendo hacer una copia de seguridad del archivo original antes de realizar cualquier modificación y realizar pruebas adecuadas para asegurarte de que los cambios se hayan aplicado correctamente.
IBC

El IBC (Ingreso Base de Cotización) es un concepto utilizado en algunos sistemas de seguridad social, especialmente en el ámbito de las pensiones. Se refiere al monto de ingresos o remuneraciones sobre el cual se calcula la cotización o contribución que un trabajador o empleador debe realizar al sistema de pensiones.

Contenido de la pestaña 2

* CÁLCULO DE IBC
* Paso 1: Determina los ingresos sujetos a cotización: Esto incluye el salario mensual o el salario base del trabajador. En algunos casos, pueden incluirse también conceptos como bonificaciones regulares o pagos por horas extras, dependiendo de las regulaciones locales. * Paso 2: Aplica límites máximos y mínimos: Verifica si existen límites máximos y mínimos establecidos por la legislación. En algunos sistemas, el IBC se limita a un rango específico de ingresos. * Paso 3: Calcula el IBC: Una vez que hayas determinado los ingresos sujetos a cotización y aplicado los límites, obtén el monto final que servirá como IBC para el período correspondiente.

ESTOS PARÁMETROS SON MODIFICADOS POR EL AREA DE SISTEMAS AL MOMENTO DE IMPLEMENTACIÓN

Procesos

El proceso de nómina implica recopilar y calcular la información necesaria, como horas trabajadas y tarifas salariales, para determinar el salario bruto de los empleados. Luego, se aplican retenciones y deducciones, como impuestos y seguros, para obtener el salario neto. Se emiten recibos de nómina detallados y se realiza el pago de los salarios según la periodicidad establecida. Se mantienen registros precisos y se generan reportes para cumplir con los requisitos legales y contables.

En este módulo se realizan las liquidaciones de nomina, seguridad social, prestaciones, prima, etc.

Gestión de Terceros

En este campo se mostrarán todos los terceros creados existentes en el programa desde clientes, proveedores, empleados etc.

en cada uno de los ámbitos que se trabajan en esta pantalla se encontrara información dependiendo de lo que se necesite

Aquí se encuentran todos los terceros en general, ya sean empleados, proveedores etc. Donde se arroja la pantalla de filtros

Módulo donde se encuentran los usuarios que trabajando con la empresa bajo un contrato laboral activo

Se pueden manejar los distintos filtros para encontrar los empleados de la empresa

Los empleados pueden acceder a documentos, manuales, políticas internas, formularios y otros recursos necesarios para llevar a cabo sus tareas.

Vinculación

Modulo para generar la vinculación de los contratos de los empleados nuevos, la revisión de los contratos que ya se han hecho, y el importe de datos cuando se realizan las vinculaciones de otras empresas que ya han venido de otras ERP