Contabilidad

Este módulo contiene la información contable que se ha procesado tanto en éste módulo, como la que viene de otros, como facturación, inventarios, tesorería, activos fijos. Podremos visualizar los diferentes reportes financieros ...

Informes

Definición.

La consulta auxiliares permite consultar el movimiento contable de una cuenta auxiliar determinada, en un lapso de tiempo determinado por una fecha inicial y una fecha final del reporte. Esta consulta, tiene campos de filtros como : 1. Por tipo de documento, 2 Un número de documento determinado. 3. Centro de costo. 4.Nit o cc. 5. Centro de operación, 6. Tercero, nombre del tercero. 7. Flujo de caja . 8 Agrupar por terceros. 9. Cruce prefijo 10. Cruce número. 11. Cruce establecimiento. 12. Fecha documento desde. 13.Fecha de documento hasta. 14.Documento a Generar. 15. Contabilidad (selección de libros). Al seleccionar o llenar estos filtros, el sistema filtrará la combinación de los diferentes campos y los registros que cumplen con esos filtros.

Como Acceder a la consulta auxiliares

Para acceder a la consulta auxiliares, el usuario debe seleccionar el módulo de contabilidad, módulo de informes, opción Consulta auxiliares, se desplegará la siguiente pantalla.

consulta auxiliares

Campos de selección en consulta auxiliares

Los campos de selección para y que sirven de filtros son los siguiente.

1. Cuenta.

Escriba o selecciona la cuenta auxiliar; el sistema consulta las cuentas auxiliares creadas previamente en el PUC. (Creación se realiza en Contabilidad, parámetros, PUC).Campo obligatorio.

2. Tipo Documento.

Digite o seleccione los documentos que quisiera filtrar en el reporte. (Estos documentos se han creado previamente en Configuración, parámetros empresas, documentos). Campo opcional.

3. Número.

Si se requiere filtrar la información por el número del documento selecciónelo aquí. Campo opcional.

4. Centro Costo.

Escriba o seleccione el centro de costo que requiere filtrar en el reporte. Los centros de costos se crean por el módulo de Configuración, parámetros empresas, centro de costos. Campo opcional.

5. Nit o CC.

Digite el número del NIT o cédula con que se identifica al tercero, si desea filtra por un tercero el reporte. Si digita los 4 primeros caracteres, el sistema desplegará los que cumplen con ese filtro de esos números. Campo opcional.

6. Centro Operativo

Escriba o seleccione el centro de operación que requiere filtrar en el reporte. Los centros de operación se crean por el módulo de Configuración, parámetros empresas, centro operación. Campo opcional.

7. Tercero.

Digite el nombre o parte de nombre del tercero que se requiere filtrar en el reporte. Si digita los 4 primeros caracteres, el sistema desplegará los que cumplen con ese filtro de esos caracteres. Los terceros se crean por el menú de Terceros, procesos, gestión terceros; opcionalmente SERPI, permite subir a la tabla de terceros, por medio de unas plantillas. Campo opcional.

8. Flujo de Caja.

Escriba o seleccione el flujo de caja que requiere filtrar en el reporte. Los flujos de caja se crean por el módulo de Tesorería, parámetros, flujos de caja. Campo opcional.

9. Agrupar por tercero.

Si se selecciona este campo, el reporte el informe sale agrupado por ese tercro.

10. Cruce.

Al seleccionar este campo, se filtrarán los documentos que coincidan con el cruce seleccionado

11. Cruce establecimiento.

Este filtro sólo aplica a las empresas que tienen activo el módulo de propiedad horizontal.

12. Fecha documento.

Filtra los registros de los documentos cuya fecha estén en los rangos comprendidos entre las fechas DESDE hasta las fecha HASTA. Campo obligatorio.

13. Documento a generar.

Se puede seleccionar 4 formas diferentes de salida del informe.

1. Excel en formato de reporte. Genera un archivo en EXCEL, con las columnas y formato similar al enviado por PDF. A continuación un ejemplo :

2. Excel en formato de tabla de datos. Generar archivo en EXCEL, con la información en formato tipo tabla, con la siguiente:

3. PDF.

4. En pantalla.

14. Contabilidad.

Si la empresa maneja dos libros contables, puede seleccionar uno de los dos, y el sistema arrojará la información del seleccionado.

Definición.

El Balance de Prueba conocido también como Balance de Comprobación, es un informe de saldos débitos y créditos tanto de cuentas de balance, como de cuentas de resultado o de pérdidas y ganancias, que se muestran para determinar que existe el equilibrio contable en la aplicación de la partida doble para los diferentes registros de los hechos económicos. También con este informe se puede determinar si las partidas débito son iguales a los créditos, y así determinar que esta cuadrado el balance en un periodo determinado.

Cómo acceder al Balance de Prueba

Para acceder al balance de prueba, el usuario debe seleccionar el módulo de contabilidad, módulo de informes, opción Balance de prueba. Cuando se encuentre en la ruta aparecerá una pantalla similar a la siguiente:

Campos de selección en el balance de Prueba.

Los campos para elegir son:

1.     Fecha Desde:

El formato de selección es día (dd) dos dígitos, mes (mm) mes, y año (aaaa). Selecciona la fecha inicial desde donde desea consultar la información contable. Si da click sobre el sobre del calendario, le desplegará el mes actual y el cursor se ubicará en la fecha del día.

2.     Fecha Hasta:

El formato de selección es día (dd) dos dígitos, mes (mm) mes, y año (aaaa). Selecciona la fecha final hasta donde desea consultar la información contable. Si da clic sobre el sobre del calendario, le desplegará el mes actual y el cursor se ubicará en la fecha del día.

Tener en cuenta:

a.    Que la fecha final debe ser igual o superior a la fecha inicial.

b.    Que el rango seleccionado sea un rango donde la empresa tenga movimiento contable.

3.     Tipo de reporte:

Cuando se ubica en el campo de tipo de reporte, se desplegará las siguientes opciones

a.    Por niveles. Al seleccionar esta opción se desplegarán los niveles que se manejan en el plan único de cuentas, PUC.

a.    Por Clases.  

b.    Por Grupos

c.    Por Cuentas

d.    Por subcuentas

e.    Por Auxiliares.

SERPI maneja el PUC con 8 dígitos.

a. Por Clase. Donde el primer dígito es la clase, los dos primeros el grupo, los 4 primeros la cuenta, los 6 primeros Subcuentas y los 8 el auxiliar.

Si selecciona esta opción, se mostrará la información agrupada por esos niveles, es decir si selecciona por clases, saldrá el informe agrupado por: 1. Activo, 2. Pasivos, 3. Patrimonio, 4. Ingresos, 5. Gastos, 6. Costos de ventas y 7. Costos de producción o de operación. Como aparece en la siguiente imagen.

Balance de prueba grupos contables

b.     Por cuentas: Se desplegarán opciones adicionales y opcionales de clase, grupo, cuenta, subcuenta, Auxiliar y Rango de auxiliares.  Al seleccionar en alguno de esos campos, se desplegarán los diferentes clases, grupos, cuentas, subcuentas o auxiliares, según lo escogido.

Anexo imagen de las alternativas de selección, cuando elegimos por cuentas.

Balance de prueba niveles de cuentas

                    

c.    Por Terceros. Permite seleccionar un tercero o todos los terceros, de un rango de cuenta determinada, por una cuenta auxiliar inicial y una cuenta auxiliar final.

d.    Por subcentros de costos. Se despliegan los subcentros de costos que se tengan definidos en sistema y creados en por configuración, parámetros empresa, Sub centros costos.

e.    Comparación de libros, COLGAAP vs NIIF. No despliega opción adicional, solo permitirá en caso de que la empresa maneje dos libros, la comparación de estos en el periodo seleccionado.

4.     Centro de Operaciones.

Permite seleccionar uno o todos los centros de operación, que tenga la empresa, los cuales se han definido en el menú de configuración, opción Parámetros Empresa, centro Operación.

5.      Documento a Generar.

De acuerdo con esta selección SERPI, enviará la información en 3 formatos diferentes, 2 de Excel y uno en PDF.

Imagen de la selección:

a.    Excel 1.  Envía la información en formato Excel, con las configuraciones de títulos y líneas, lista para la impresión.  Esta imagen representa un ejemplo del archivo y como se genera.

b.    Excel 2. El formato dos arroja la información tipo tabla, facilitando al usuario, convertir la información como tipo de tabla dinámica. La siguiente imagen recrea la presentación.

c.    Formato PDF. El balance se genera en formato tipo PDF.  Anexamos imagen de la representación.

Las cuatro últimas opciones del reporte son campos seleccionables para adicionarle características al reporte.

6.     Incluir cierre contable.

Al seleccionar esta opción el sistema tiene en cuenta el cierre contable del año inmediatamente anterior, a los periodos seleccionados.

7.     Ocultar código cuenta.

Al seleccionar esta opción, no mostrará el código contable de la cuenta, solo descripciones.

8.     Ocultar cuentas en 0 (cero).

Al seleccionar esta opción, ocultará o no mostrará las cuentas cuyo saldo o momento en esos periodos son de valor cero pesos.

9.     Contabilidad dos libros.

Esta última opción, solo se puede seleccionar si la empres maneja dos libros contables con SERPI, que regularmente son COLGAAP Y NIIF, al seleccionar uno de los dos generará la información de acuerdo con la selección y al periodo escogido.